檔案應用
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檔案開放應用要點

 

高雄市政府及所屬各機關學校檔案開放應用要點

 

一、高雄市政府(以下簡稱本府)為辦理檔案法第十七條有關民眾申請閱覽、抄錄或

        複製檔案之開放應用事項,特訂定本要點。

二、本要點之適用範圍,包括本府及所屬機關、學校(以下簡稱各機關、學校)保管

        之檔案。

三、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之。

四、各機關、學校應印製檔案應用申請書,並得將申請書置於各該網站及服務台,提

        供民眾下載、列印或索取。

 

前項申請書應載明下列事項:

(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。

            如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及

            管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件

            字號;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關

            係。

(三)申請項目。

(四)檔案名稱或內容要旨。

(五)檔號或收發文號。

(六)申請目的。

(七)申請日期。

(八)有使用檔案原件之必要者,應載明其事由。

五、申請人得親自持送或以書面通訊方式送達申請書,其經電子簽章憑證機構認證

        者,亦得以電子傳遞方式申請之。

六、各機關、學校受理申請閱覽、抄錄或複製檔案之申請,應依本府文書處理實施要

        點規定,由文書單位收文編號,分文至原業務承辦機關或單位(以下簡稱業務單

        位)辦理。

七、業務單位為辦理申請案件,應依檔案管理局編製之機關檔案管理作業手冊及本府

        調案規定,向檔案管理單位辦理調案。

八、各機關、學校非有法律依據不得拒絕申請。但有下列情形之一者,不在此限:

 

(一)有關國家機密者。

(二)有關犯罪資料者。

(三)有關工商秘密者。

(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(五)有關人事及薪資資料者。

(六)依法令或契約有保密之義務者。

(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

九、檔案之應用以提供複製品為原則。

 

核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

十、各機關、學校對於申請案件,應自受理或完全補正之日起30日內為准駁之決

        定,並應以審核通知書送達申請人。

        各機關、學校核准申請者應於審核通知書載明核准應用檔案之意旨、方式、時

        間、處所、注意事項、收費標準及應攜帶之相關證明文件,並將審核通知書影本

        送檔案管理單位。駁回申請者,並應敘明其理由。

        以電子傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞網址者,審核通知書得

        以電子傳遞方式為之。

十一、申請案件不合程式規定或資料不全者,各機關、學校應通知申請人於7日內補

             正;屆期未完全補正者,得駁回申請。

十二、各機關、學校受理申請時,應速檢出檔案提供應用;如該檔案因修補、展覽、

             機關檢調或其他情形無法提供應用時,應告知申請人理由及得以利用之時

             間。

十三、各機關、學校應設置檔案閱覽處所,並提供必要之設備。

十四、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。

十五、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成

             登記程序。

十六、業務單位將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應用簽收單簽名,並指派人員

             協助;申請人應用檔案如未能當日用畢者,應於檔案應用簽收單註記,先辦

             理還卷,擇日再行調閱。

十七、申請人於檔案應用完畢後,業務單位應依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製

             收費標準收取費用併開立收據。但各機關、學校經管之特殊型式檔案,得依

             其自訂之收費標準收費。

十八、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:

 

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

(四)未經許可,擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。

(五)私自進入檔案作業處所或庫房。

申請人有前項情形之一者,業務單位應予制止並停止其閱覽、抄錄或複製;涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。

十九、檔案應用完畢,業務單位應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破

             壞情形,並將檔案應用簽收單影本併同供閱檔案,依規定辦理調案歸還;如

             有污損、破壞或其他不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記,並依前點第

             二項規定辦理。

二十、本要點所需之書表格式,由各機關參照附表自行印製或下載。