檔案應用
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檔案開放應用申請須知

 

高雄市立凱旋醫院檔案開放應用申請須知

 

一、本院為辦理檔案法第十七條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用

       事項,特訂定本需知。

二、本需知之適用範圍,包或公文及人民申請案件之檔案。

三、申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之。

四、本院印製檔案應用申請書,並得將申請書置於本院網站及檔案公開閱覽室,

       提供民眾下載、列印或索取。

 

前項申請書應載明下列事項:

(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。

            如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及

            管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件

            字號;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關

            係。

(三)申請項目。

(四)檔案名稱或內容要旨。

(五)檔號或收發文號。

(六)申請目的。

(七)申請日期。

(八)有使用檔案原件之必要者,應載明其事由。

五、申請人得親自持送或以書面通訊方式送達申請書,其經電子簽章憑證機構認證

        者,亦得以電子傳遞方式申請之。

六、受理申請閱覽、抄錄或複製檔案之申請,應依高雄市政府文書處理實施要點

       規定,由文書單位收文編號,分文至業務承辦單位之承辦人(以下簡稱:業

       務承辦人)辦理。

七、業務承辦人為辦理申請案件,應依檔案管理局編號之機關檔案管理作業手冊

       及高雄市政府調案規定,向檔案管理單位辦理調案。

八、非有法律依據不得拒絕申請,但有下列情形之一者,不在此限:

 

(一)有關國家機密者。

(二)有關犯罪資料者。

(三)有關工商秘密者。

(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(五)有關人事及薪資資料者。

(六)依法令或契約有保密之義務者。

(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

九、檔案之應用以提供複製品為原則。

 

核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

十、本院對於申請案件,應自受理或完全補正之日起30日內准駁之決定,並應已

       審核通知書送達申請人。

       為核准申請者應於審核通知書載明核准應用檔案之意旨、方式、時間、處

       所、注意事項、收費標準及應攜帶之相關證明文件,並將審核通知書影本送

       檔案管理單位。駁回申請者,並應敘明其理由。       

         以電子傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞網址者,審核通知書

         以電子傳遞方式為之。

十一、申請案件不合程式規定或資料不全者,應通知申請人於7日內補正:屆期未

          完全補正者,得駁回申請。

十二、受理申請時,應速檢出檔案提供應用:如該檔案因修補、展覽、 機關檢調

             其他情形無法提供應用時,應告知申請人理由及得以利用之時 間。            

十三、本院設置檔案閱覽處所,並提供電腦、通訊、書寫等必要之設備。

十四、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。

十五、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成

             登記程序。

十六、業務承辦人將檔案交付申請人使用,應請其於檔案應用簽收單簽名,並指

          派人員協助:申請人應用檔案如未能當日用畢者,應於檔案應用簽收單註

          記,先辦理還卷,擇日再行調閱。

十七、申請人於檔案應用完畢後,業務承辦人應依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄

          錄複製收費並開立收據,但本院經管之特殊型式檔案,得依其自訂之收費

          標準收費。

十八、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:

 

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

(四)未經許可,擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。

(五)私自進入檔案作業處所或庫房。

申請人有前項情形之一者,業務承辦人應予制止並停止其閱覽、抄錄或複製;涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。

十九、檔案應用完畢,業務承辦人應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當

             壞情形,並將檔案應用簽收單影本併同供閱檔案,依規定辦理調案歸還;

             有污損、破壞或其他不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記,並依前點

             二項規定辦理。

二十、本須知所需之書表格式,請申請人至本所索取或由本院網頁下載使用。

二十一開放應用時間為星期一至星期五,上午0900~1130

              下午1400~1600。例假日及國定假日不對外開放。